DIGITAL ENGINE FÖRKLARAR

Vad är egentligen RPA och automatiserade processer?

Illustration visar på fördelar med RPA och hur man kan automatisera för att slippa monotona arbetsuppgifter

Med hjälp av RPA, som är en förkortning av Robotic Process Automation, kan du möjliggöra en snabb och enkel automatisering av annars monotona och repetitiva uppgifter. Detta skapar istället utrymme för arbetsuppgifter av värde som främjar tillväxt!

Illustration av en robot som fungerar som en digital medarbetare

RPA - också kallad mjukvarurobot - fungerar som en digital medarbetare och används ofta för att ta hand om arbetsuppgifter som har en hög genomströmning av personal.

Exempel på arbetsuppgifter som en mjukvarurobot kan utföra:

  • Hämta information från ett system och lagra det i ett annat

  • Arbeta med datainmatning

  • Budget- och prognosrapportering

  • Kontoavstämningar

  • Hantera flera komplexa uppgifter över ett flertal system på samma gång

Illustration av en klocka och en kalender som visar på hur mycket tid man sparar med en mjukvarurobot

Genom att använda sig av en mjukvarurobot sparar man otroligt mycket tid då denna kan utföra samma digitala uppgifter som en anställd kan - men skillnaden är att roboten kan arbeta dygnet runt, hela året!

Vad ni kan uppnå:

  • Vi brukar identifiera 10-20 processer per avdelning som är lämpliga för automation i vår Discovery Workshop.

  • Man sparar hela 15-25 arbetsdagar per år i frigjord tid per automatiserad process som är satt i produktion.

  • En vanlig Return of Investment time på en satsning på mjukvarurobotar är 1-2 år.

Processautomation är ett av de tre områden som vi specialiserar oss på

Vi har många års erfarenhet inom processautomation och kan stolt säga att detta är ett av våra expertområden.

För själva automationen jobbar vi till största del med mjukvarurobotar (RPA). Här använder vi primärt plattformarna UiPath och Microsoft Power Automate. Vi är också vana att kombinera robotarna med integrationer mot andra system eller publika informatonskällor (via Rest API:er). 

Vi kan bland annat hjälpa er med kartläggning av processer och att identifiera vilka processer som har potential att automatiseras - samt business caset för detta.

För er som är nyfikna på vad automation kan göra för just er så rekommenderar vi er att använda vår Discovery Workshop tjänst för detta. Vi identifierar hela 10-20 processer i denna workshop tillsammans med er!

Många företag vill gärna testa att driva sin robotutveckling på egen hand, vilket sällan blir bra om man inte gör det som en medveten satsning. Vi erbjuder därför support och förvaltning på processer som vi automatiserar åt er via vår Automation Operator tjänst. På så sätt säkerställer vi att grunden fortsätter att fungera även om det sker uppdateringar i de underliggande systemen.

Önskar ni att hyra licenser till robotplattformen via oss så erbjuder vi robothyra som ger er möjlighet till detta.

Skulle ni vara intresserade av att ta ytterligare ett steg och gå från automatiserade processer till intelligenta processer, så kan vi hjälpa er att kombinera mjukvarurobotar med AI. Om t.ex. roboten flyttar finansiell information mellan olika system så kan den också granska informationen och agera på olika sätt baserat vilka siffror den läser in.

Illustration visar ett helikopterperspektiv över processeffektivitet där automatisering är ett av flera förbättringsområden

Automation är inte alltid den grundläggande lösningen på hur en process kan fungera bättre

Många andra insatser kan vara minst lika viktiga.

Det kan vara ökad standardisering, minskat personberoende, komma till rätta med kvalitetsbrister, ha rätt incitament som undviker suboptimering eller fundera över värdet för kunden i de respektive process-stegen.

Därför erbjuder vi en tjänst som heter Process Review - där vi använder en metod som belyser er företagsgenomgripande process från åtta olika perspektiv.

Vi tittar på ert företag via ett så kallat helikopterperspektiv på processeffektivitet, som inkluderar automatisering som ett av flera förbättringsområden. Varje perspektiv kan ha förbättringspotential vilket bidrar till att processen som helhet blir mer optimal. 

Rörlig illustration som visar hur man strukturerat ska jobba med att förbättra sina processer

Processautomation är en kontinuerlig process

Uppnår ni en kultur av att kontinuerligt och strukturerat jobba med processförbättringar så kommer ni att parallellt kunna jobba med förbättringar från flera perspektiv.

Frågor att ställa sig själv kan vara följande:

    • Vilka avdelningar bör vi undersöka?

    • Vilka processer ska vi auotmatisera?

    • Vad finns det för process-kandidater på en avdelning?

    • Hur ser business-casen ut för att automatisera dessa?

    • Hur bygger vi automationen på smartaste sätt?

    • Ska vi använda mjukvarurobotar eller med integrationer eller på annat sätt?

    • Hur mår processerna vi har automatiserat?

    • Hur många arbetsdagar har vi sparat in i förhållande till business-casen?

Vår syn på arbetet med att förbättra processer

Se videon från Digital Enterprise Sweden år 2021, anordnat av IM-Files, där Digital Engine bjöds in för att prata om hur vi ser på arbetet med att förbättra processerna i ett företag.

Vi berättar om företag vi mött där man har lyckas med processautomation och vad som varit framgångsfaktorer just där.

 

Processen är inte bättre än sin svagaste länk

Även om moderna system ofta är som “motorvägar” så finns det fortfarande många manuella ”stigar” där emellan för att genomföra en hel process. Många av dessa stigar har var för sig för dåliga business case för att ersättas med motorvägar.

En snabbare och billigare väg är att standardisera och automatisera stigarna med hjälp av mjukvarurobotar (RPA).

Låt oss inte vänta på att allt en vacker dag skall bli en motorväg, låt oss automatisera stigarna istället. Viktigast är att processen sin helhet snabbast möjligt får en bättre effektivitet.

  • En man går upp för trappsteg, steg för steg

    Lös inte allt på en gång - gör det stegvis

    En del företag vill göra alla förbättringar på en gång. Det blir ofta för komplext och det är svårt styra förändringen eller faktiskt mäta nyttan. Automation och AI blandas lätt ihop och ibland så blir det för mycket fokus på tekniken innan man ens sett över om processerna är standardiserade eller optimala. Vi hjälper er att på ett smidigt och effektivt sätt ta er upp för de olika trappstegen i er process utveckling.

  • Motorväg där bilar kör snabbt indikerar snabba resultat

    Snabba resultat med våra verktyg

    Vår affärsidé är att ständigt återvinna och utveckla vår erfarenhet i de tjänster vi erbjuder. Förutom vår kunskap som konsulter så bygger detta på att vi har bra digitala verktyg med oss på uppdragen och en digital plattform för automation i grunden. Detta gör att vi inte behöver uppfinna hjulet för varje kund, det blir lättare för er att följa framfarten i projektet och ni får en struktur som ni själva sedan kan förvalta vidare.

Vill du veta mer? Kontakta oss för ett kostnadsfritt introduktionsmöte.