Långa svarstider
Supportfunktionen tar emot ärenden men återkopplingen uteblir. Ibland bekräftas att ärendet är mottaget — sedan händer ingenting.
AUTOMATION OPERATIONS · AUTOMATIONSFÖRVALTNING
Var trygg med att automationen rullar på utan störningar
Personlig support som övervakar och anpassar automationen när sytemen uppgraderas.
Digital Engine övervakar och förvaltar affärskritiska automatiserade processer. Vi hanterar incidenter, följer beroenden till underliggande system och anpassar automationerna när verksamhet, system eller infrastruktur förändras.
Kunden får en supportfunktion som kombinerar personlig kontakt och verksamhetsförståelse med etablerade arbetssätt för monitorering, eskalering, förändringshantering och uppföljning. Målet är inte bara att reagera när något går fel, utan att skapa stabilitet och minska risken för att samma problem återkommer.
UTMANINGARNA
Anledningar vi stöter på varför verksamheten vill byta till en bättre supportfunktion
Automatiserade processer går ofta tvärs över ekonomisystem, integrationer, infrastruktur och externa tjänster. När ansvaret är uppdelat mellan flera aktörer blir det lätt långa ledtider och otydligt vem som ser helheten. En fungerande förvaltning behöver därför både kunna lösa incidenten här och nu och förstå varför den uppstod.
Användaren bollas runt
Supportfunktionen pekar på andra leverantörer: “Det är inte roboten, det är ekonomisystemet — ring dem istället.”
Samma problem återkommer
Supportfunktionen stänger incidenten men gör ingen rotorsaksanalys och bygger inte bort problemet. Resultatet blir att samma snart fel dyker upp igen.
Svårt att förutse problem
Supportfunktionen förbereder inte för kommande systemuppgraderingar och servicefönster, varningar om lågt diskutrymme eller tokens som håller på att gå ut. Problem upptäcks först när verksamheten redan är påverkad.
För låg beredskap för IT‑ och informationssäkerhetsrisker
Supportfunktionen övervakar inte brandväggar, hanterar lösenord slarvigt eller mejlar skärmdumpar med GDPR‑känslig information.
Supportfunktionen driver inte förbättringar
Supportfunktionen löser bara akuta fel och tar inte initiativ till att förbättra processen eller föreslå bättre lösningar.
VÅRA TJÄNSTER
Support för olika behov och tjänster.
Vi kan fungera som specialistnivå bakom en etablerad IT Service Desk, ta ett sammanhållande förstalinjeansvar för ekonomisystem och automation eller ge support för Digital Engines produkter och paketerade processer.
2nd Line Automation Support
Specialistsupport bakom kundens egen IT Service Desk. Vi tar hand om automationsärenden, monitorerar processerna och samverkar med IT och processägare.
Fördjupa →1st Line Finance Support
En sammanhållande kontaktyta för ekonomifunktionen kring ekonomisystem och automation, inklusive koordinering mot berörda systemleverantörer.
Fördjupa →Support som ingår i paketerade processer & produkter
Support och förvaltning för våra paketerade processer samt Legal-Assistant, Office-Assistant och Proc-ezign.
Fördjupa →Övertag av befintlig automation
Vi analyserar befintliga automationer, rekommenderar rätt väg framåt och etablerar dem i vår förvaltning först när de är redo för produktion.
Fördjupa →VÅR METOD
Stabil drift byggs av rutiner – inte bara att man släcker bränder.
Vår förvaltningsmetod kombinerar tät operativ kontroll med återkommande analys och proaktiv monitorering. Det ger både ekonomi, IT och processägare en gemensam bild av hur automationerna faktiskt mår och vad som behöver göras framåt.
9-rapporten
Varje arbetsdag gör vi en strukturerad genomgång av de automatiserade processer vi förvaltar. Fokus ligger på körningar, avvikelser, incidenter och sådant som behöver följas upp innan det påverkar verksamheten.
Daglig kontroll ger kortare väg från avvikelse till åtgärd.Healthcheck-rapporten
Vid ett månatligt möte presenterar vi hur processerna har rullat under föregående månad. Tillsammans med kunden går vi igenom stabilitet, incidenter och förändringar i verksamhet eller system som förvaltningen behöver ta höjd för.
Rapporteringen gör drift och utvecklingsbehov synliga för kunden.EveryDay Run Processer
För att säkerställa inget har förändrats med infrastrukturen och underliggande system när väl en process utförs (t.ex. månadsvis) så sätter vi ofta upp en motsvarande testprocess som körs varje dag (EDR-process). Detta indikerar t.ex. om det skulle var problem att logga för roboten i något system.
Var steget före processerna som körs.Förvaltnings-etableringsmötet
Innan en ny eller befintlig automation tas in i ordinarie förvaltning genomför vi en gemensam kvalitetsgrind med kunden. Där säkerställer vi att lösningen är testad och produktionsredo, dokumenterad, accepterad av verksamheten och möjlig att förvalta utan personberoende till enskilda utvecklare.
Automation som inte är redo för produktion tas inte in i ordinarie förvaltning.VAD VÅRA KUNDER TYCKER
Support ska fungera lika bra i dialogen som i tekniken.
En bra supportfunktion ska vara tillgänglig, kommunikativ och förstå hur automationen påverkar verksamheten. Det här är några av de saker våra kunder lyfter fram om vår support.
”Snabbare på bollen än vår egen IT-avdelning”
”Man känner att de verkligen vill lösa felet”
”Enkla att chatta med via Teams”
”Bra med månadsrapporterna så att vi ser hur det går”
”Förklarar bra”
”Trevliga”
LÅNGSIKTIGT ANSVAR
Förvaltning är en del av automationslivscykeln.
En automation är beroende av processer, system, integrationer, behörigheter och infrastruktur som förändras över tid. Därför arbetar vi både reaktivt när något händer och proaktivt för att hålla lösningarna stabila och relevanta.
Övervakning
Löpande kontroll av körningar, fel och avvikelser så att problem kan upptäckas tidigt.
Incidenthantering
Strukturerad analys, eskalering och hantering när en automation eller något av dess beroenden inte fungerar som avsett.
Anpassningar
En fast pott med timmar för anpassningar ingår i tjänsten.
Rapportering & förbättring
Regelbunden återrapportering ger kunden insyn i drift, incidenter och utveckling och skapar underlag för fortsatt förbättring.
TJÄNST: ÖVERTAG AV BEFINTLIG AUTOMATION
Vi tar ansvar för era befintliga automationer — även de som 'bara rullar'
Många organisationer har ett växande landskap av mindre automationer och egenbyggda lösningar — Excel‑makron, Power BI‑vyer, Power Automate‑flöden, RPA‑skript och andra low‑code‑applikationer. De fungerar ofta bra i vardagen, men saknar övervakning, dokumentation och en tydlig förvaltning. När en eldsjäl slutar, ett API ändras eller en uppgradering görs kan kritiska delar av processen plötsligt stanna.
Automation Operations tar ansvar för just den här typen av miljöer. Vi stabiliserar, dokumenterar och övervakar befintliga automationer och bygger in dem i samma rutiner som våra övriga förvaltningsprocesser — dagliga kontroller, testkörningar, månadsrapporter och en fast pott för mindre vidareutveckling.
Resultatet är att även små och egenbyggda lösningar får samma trygghet, struktur och stabilitet som större automatiserade processer.
En förvaltningspartner för hela automationslandskapet.
Fokus ligger på att processerna fungerar i produktion – oavsett vem som ursprungligen byggde dem.
EXEMPEL PÅ TEKNIKER VI ÄR VANA ATT FÖRVALTA
AUTOMATION OPERATIONS
Behöver ni ta kontroll över en befintlig automationsmiljö?
Berätta hur er support och förvaltning fungerar idag så kan vi diskutera vilken modell som passar er organisation.
Kontakta oss