Excel och mejl håller ihop processen
Export, komplettering, avstämning och vidarebefordran blir manuella steg mellan systemen.
ENTERPRISE AUTOMATION
Få ekonomiprocesserna att fungera - även när systemen inte gör det tillsammans.
För större ekonomifunktioner där manuellt arbete, många system och fragmenterade initiativ bromsar effektiviseringen.
Stora företag har ofta investerat betydande belopp i ERP-system, inköpssystem, fakturahantering, lön, rapportering och andra specialistapplikationer. Ändå hålls många processer fortfarande ihop av Excel, mejl och manuella kontroller. Digital Engine hjälper ekonomiavdelningen att förändra själva processerna - och får verksamhet och IT att genomföra arbetet tillsammans.
Mer teknik är inte samma sak som transformation. En ekonomifunktion effektiviseras först när arbetssätten och processerna förändras.
VERKLIGHETEN I STORA EKONOMIFUNKTIONER
Många bra system. Fortfarande mycket manuellt arbete.
Den verkliga ekonomiprocessen stannar sällan inom ett enda system. Information behöver flyttas, kompletteras, kontrolleras och registreras på nytt. Medarbetarna blir därför den sammanhållande länken mellan system som var för sig kan fungera bra men som inte stödjer processen från början till slut.
Det märks exempelvis vid leverantörsupplägg, fakturahantering, kundfakturering, internfakturering, löner och utlägg. Fakturor läses in fel och behöver korrigeras. Nya leverantörer ska granskas, godkännas och läggas upp korrekt i ekonomisystemet innan de kan betalas. I internationella organisationer blir internfakturering mellan bolag, länder och valutor ofta särskilt komplicerad.
Procure-to-Pay-processen är dessutom ofta uppdelad mellan avtal, inköp, leverantörsupplägg, faktura och betalning. Kundfaktureringen kan innehålla många manuella steg och varierande arbetssätt. När transaktionsvolymerna växer blir det också svårt att manuellt upptäcka avvikelser - till exempel priser som inte stämmer med avtal eller förväntningar.
Hög personalomsättning och omfattande användning av inhyrd personal förstärker problemet. När processerna är manuella och kunskapen sitter hos enskilda personer försvinner både effektivitet och kvalitet när människor byter roll eller lämnar organisationen.
Leverantörsflödet kräver handpåläggning
Granskning, upplägg, kontering och fakturakorrigering tar tid och skapar personberoende.
Procure-to-Pay hänger inte ihop
Avtal, inköp, leverantörer, fakturor och betalningar lever i olika system och processer.
Avvikelser försvinner i volymen
Stora transaktionsmängder gör manuell kontroll av priser, anomalier och fel svår att skala.
Outsourcing löser inte alltid grundproblemet
Dåligt standardiserade processer kan skapa missförstånd, kvalitetsproblem och omfattande koordinering med en outsourcad ekonomifunktion.
Kraven ökar snabbare än resurserna
Högre krav på fakturering, kontroll och spårbarhet möter samma eller lägre administrativa kapacitet.
NY TEKNIK - SAMMA PROCESSER
Ekonomifunktionen får mer teknik, men blir inte alltid effektivare.
Problemet är sällan att stora företag saknar teknik. Tvärtom får ekonomiavdelningar kontinuerligt tillgång till nya ekonomisystem, Power Platform, Copilot, AI-verktyg, integrationsplattformar och nya funktioner i befintliga applikationer.
Om processerna inte analyseras och standardiseras riskerar den nya tekniken att läggas ovanpå befintliga arbetssätt. Excel-filerna finns kvar. Mejlen finns kvar. Kontrollerna görs fortfarande manuellt och medarbetarna fortsätter att hålla ihop processen mellan systemen.
Digital transformation kräver att själva processen förändras - inte bara att ytterligare teknik införs.
FRÅN ELDSJÄL TILL FÖRVALTAD AUTOMATION
När automationen fungerar - tills personen som byggde den slutar.
Många ekonomiavdelningar har redan börjat automatisera delar av arbetet med RPA, Power Automate, Copilot, Excel-makron eller andra mindre lösningar. Ofta har initiativen drivits av en eller några tekniskt kunniga eldsjälar i verksamheten och kan initialt skapa stor nytta.
Problemet uppstår när lösningarna blir verksamhetskritiska utan att dokumentation, ansvar, support och förvaltning etableras samtidigt. När personen som kan lösningen byter roll eller lämnar företaget kan organisationen stå med automationer som ingen riktigt vet hur de fungerar eller hur de ska ändras.
Det manuella arbetet kan då ha automatiserats, men personberoendet finns kvar. För att automation ska kunna bli en långsiktig del av ekonomifunktionen behöver den dokumenteras, testas, övervakas och kunna förändras när omkringliggande system och processer förändras.
Digital Engine hjälper företag att ta steget från enskilda initiativ till strukturerad och förvaltad automation - även när lösningarna ursprungligen har byggts av kunden själv eller av en annan leverantör.
Läs mer om Automationsförvaltning →GENOMFÖRANDEKRAFT
Ekonomi känner processen. IT äger många av förutsättningarna. Någon behöver få dem att göra förändringen tillsammans.
Ekonomifunktionen vet ofta var problemen finns, men har sällan alla resurser och kompetenser som krävs för att själv driva ett större automationsprojekt. Processanalys, business case, projektledning, informationssäkerhet, integrationer, utveckling och test behöver hållas ihop över tid.
Samtidigt är den interna IT-organisationen avgörande. Behörigheter, servicekonton, integrationsmöjligheter, API:er, plattformar, infrastruktur och säkerhetskrav behöver förberedas innan lösningen kan sättas i produktion.
Digital Engine fungerar som länken mellan verksamhet och IT. Vi hjälper ekonomiavdelningen att definiera processen och nyttan, samtidigt som vi arbetar tillsammans med IT för att skapa de tekniska förutsättningarna. Vi lämnar alltså inte verksamheten med en kravlista som de själva måste försöka driva igenom internt.
Vi driver projektet framåt och ser till att båda sidor arbetar mot samma mål - från den första Discovery-workshopen till en fungerande och förvaltad process.
BranschkunskapMetodikProjektledningGenomförandekraftTeknik
FYRA TJÄNSTER INOM ENTERPRISE AUTOMATION
Från transformation av ekonomifunktionen till utvecklad och förvaltad automation.
Kunden kan använda hela modellen eller de delar som behövs. Transformation Office hanterar förändringarna runt automationen. Automation Office driver metodhjulet och håller ihop portföljen. Automation Development tillför utvecklingskapacitet i sprintar och Automation Operations ansvarar för den långsiktiga förvaltningen.
Transformation Office
Operativ modell, roller, organisation, insourcing och systemupphandling - tillsammans med vårt nätverk av specialistkonsulter.
Fördjupa →Automation Office
Den sammanhållande funktionen som driver hela metodhjulet från planering och Discovery till Hypercare, förvaltning och effekthemtagning.
Fördjupa →Automation Development
Utvecklingskapacitet i automationssprintar för utvalda, analyserade och förberedda processer.
Fördjupa →Automation Operations
Teknikoberoende drift och förvaltning av automationer - även lösningar som redan finns hos kunden.
Fördjupa →
Klicka på metodhjulet för att förstora.
VÅR METOD
Från potential till fungerande och förvaltad automation.
Att se att en process är ineffektiv är relativt enkelt. Det svåra är att ta den hela vägen från en idé på ekonomiavdelningen till en stabil lösning i produktion. Digital Engines metodik är utvecklad för att hjälpa kunden genom hela den resan.
Discovery workshops identifierar processer med potential. Vi prioriterar utifrån nytta, genomförbarhet, risk och investering.
Vi kartlägger nuläget, bygger business case och identifierar vilka processförändringar som bör göras innan automationen utvecklas.
Behörigheter, servicekonton, integrationer, API-åtkomst, plattform, infrastruktur och säkerhet förbereds tillsammans med kundens IT.
Automation och integrationer utvecklas strukturerat och testas tillsammans med verksamheten fram till acceptans.
Lösningen övervakas, incidenter hanteras och förändringar i omkringliggande system fångas upp.
Den faktiska effekten följs upp mot business case och processen kan vidareutvecklas över tid.
RÄTT TEKNIK FÖR RÄTT PROCESS
Agentic AI när AI är rätt verktyg. Office-Assistant när en bred automationsmotor behövs.
Vi börjar inte med frågan vilken teknik som ska implementeras. Vi börjar med vilka processer som bör förändras, vad som kan standardiseras och var nyttan är störst. Därefter väljer vi den teknik som passar processen och kundens IT-miljö.
Enterprise Automation kan exempelvis använda agentic AI, Digital Engines Office-Assistant eller etablerade plattformar som Azure, Power Automate och UiPath. Lösningen kan också kombinera flera tekniker när processen kräver det.
Agentic AIOffice-AssistantAzurePower AutomateUiPath
Läs om Office-Assistant →
Proc-ezign håller ihop samarbetet
I större Enterprise Automation-projekt arbetar Digital Engine och kunden tillsammans i Proc-ezign. Där hålls Discovery workshops, processkartor, förberedelser, utveckling, test och förvaltning samman i ett gemensamt arbetssätt.
Det skapar struktur och spårbarhet genom hela automationslivscykeln och minskar risken att projektet blir beroende av enskilda personer.
Läs om Proc-ezignINTEGRATIONER & INFORMATIONSKÄLLOR
Automatisera över systemen - och bygg in externa kontroller i processen.
Enterprise Automation innebär sällan att alla befintliga system ska ersättas. Ofta finns den största potentialen i att få arbetsflöden och information att fungera bättre mellan de system som verksamheten redan använder.
Genom Office-Assistant har Digital Engine färdiga kopplingar och erfarenhet av integration mot Fortnox, Xledger, Salesforce, Unit4, Microsoft Dynamics och Microsoft Business Central. Det gör att en automationssprint i många fall kan återanvända och konfigurera befintliga integrationskomponenter istället för att börja helt från grunden.
Processen kan också behöva information utanför de interna systemen. Office-Assistant kan integrera mot Creditsafe, Inyett och TIC (The Intelligence Company) så att externa kontroller och informationsinhämtning kan bli en del av det automatiserade arbetsflödet.
I relevanta Digital Engine-tjänster ingår Creditsafe-feed som en del av abonnemanget. Det kan exempelvis användas när kunder eller leverantörer behöver kontrolleras som en del av en större process.
FortnoxXledgerSalesforceUnit4Microsoft DynamicsBusiness CentralCreditsafeInyettTIC
Fördjupa: Integrationer & informationskällor
VAD VÅRA KUNDER TYCKER
Automation som märks i verksamheten.
Våra kunders erfarenheter visar olika delar av Enterprise Automation: att avlasta återkommande administrativt arbete, skapa ett helhetsgrepp från processkartläggning till förvaltning och kombinera teknik med ekonomi och internkontroll.
Susann Nahlbom
Head of Global Accounting på Calliditas
“Med automationen från Digital Engine får vi hjälp med tidskrävande och monotont administrativt arbete, vilket underlättar vid intensiva perioder samt förbättrar kvalitén. Exempelvis är framtagande av ifyllt periodiserings-underlag, valutakurskontroller och stickprovskontroller vid revision automatiserat”.
Johan Vikman
Head of Data and Analytics på Loomis Sverige AB
”Digital Engine erbjuder ett riktigt bra helhetsgrepp med tidig process-kartläggning, effektiv automation och löpande förvaltning. Samarbetet har känts mer som ett partnerskap än en kund–leverantörsrelation. För oss har det varit särskilt inom AML där resultatet har varit både kvalitetsförbättrande och resulterat i att vi undvikit stora kostnader. Jag rekommenderar Digital Engine starkt”.
Jennie von Sydow
tidigare Finanschef på SVT
”På SVT lade vi mycket manuell tid i leverantörs-fakturaprocessen. Digital Engine identifierade snabbt problemen och var enkla att samarbeta med. Jag uppskattade deras tydliga, fasta leveransmodell och hur de förstod utmaningen i att kombinera teknik, ekonomi och internkontroll. Ett engagerat och kompetent team”.
TRE VANLIGA UTGÅNGSLÄGEN
Vi möter ekonomifunktioner på olika nivåer av automationsmognad.
Manuellt trots systemen
Organisationen har många system, men människor håller fortfarande ihop processerna med Excel, mejl och manuella kontroller.
Automatiserat - men fragmenterat
RPA, Power Automate, Copilot och lokala lösningar har vuxit fram, men är personberoende, dåligt dokumenterade eller svåra att förvalta.
Mycket teknik - begränsad transformation
Nya plattformar och AI införs, men arbetssätten förändras inte tillräckligt för att den förväntade effektiviseringen ska realiseras.
SAMMA METOD - FLER AFFÄRSKRITISKA FUNKTIONER
Enterprise Automation är inte begränsat till Finance.
Ekonomiavdelningar i större företag är en central målgrupp, men samma metodik används även för komplexa processer inom Legal, Risk och Compliance samt hos större redovisnings- och revisionsbyråer. Gemensamt är behovet av att kombinera verksamhetskunskap, standardisering, teknik och ett metodiskt genomförande.
ENTERPRISE AUTOMATION
Vilka processer håller era system fortfarande inte ihop?
Vi börjar med processen, potentialen och förutsättningarna - inte med ett förutbestämt teknikval.
Prata med oss